El administrador de una copropiedad ocupa uno de los cargos más exigentes y, paradójicamente, más mal comprendidos del régimen de Propiedad Horizontal. Es el representante legal de la copropiedad, el ejecutor de las decisiones de la asamblea, el responsable de los recursos y, en muchos casos, el receptor de todas las quejas de los copropietarios.
La Ley 675 de 2001 establece con claridad sus funciones. Sin embargo, en la práctica, hay cinco de ellas que concentran la mayor cantidad de conflictos, investigaciones disciplinarias y demandas. Conocerlas —ya sea que usted sea el administrador, un copropietario o un miembro del consejo— es el primer paso para evitar problemas.
1. Convocar y ejecutar las decisiones de la asamblea
La asamblea ordinaria debe realizarse dentro de los tres primeros meses de cada año. Muchos administradores la postergan indefinidamente, con el argumento de que es difícil reunir el quórum o que no hay temas urgentes. Este es un error con consecuencias concretas.
La falta de asamblea anual impide aprobar el presupuesto, los estados financieros y el informe de gestión. Sin presupuesto aprobado, cualquier gasto puede ser cuestionado. Sin estados financieros aprobados, el administrador queda en una posición de vulnerabilidad frente a cualquier reclamación sobre el manejo de los recursos.
Convocar la asamblea con la anticipación que establece el reglamento, garantizar el quórum, levantar un acta detallada y custodiarla es una obligación legal, no una opción.
2. Llevar y custodiar los libros de contabilidad
La copropiedad debe llevar libros de contabilidad conforme a las normas vigentes. El administrador es responsable de que existan, estén al día y sean accesibles para los copropietarios que los soliciten.
En la práctica, uno de los conflictos más frecuentes surge cuando un copropietario pide ver los estados financieros y el administrador los niega, los demora o entrega información incompleta. La Ley 675 es clara: los copropietarios tienen derecho a revisar los libros de la copropiedad. Negarles ese acceso es una irregularidad.
El revisor fiscal, cuando existe, debe revisar los estados financieros y emitir su dictamen antes de la asamblea anual. Sin dictamen del revisor, la asamblea no puede aprobar los estados financieros válidamente.
3. Representar a la copropiedad y celebrar contratos
El administrador representa legalmente a la copropiedad para todos los efectos. Puede contratar, demandar y ser demandado en nombre de la copropiedad. Esta facultad viene acompañada de una responsabilidad proporcional.
El problema más frecuente en este punto es la celebración de contratos sin las autorizaciones requeridas por el reglamento o la asamblea. Muchos reglamentos establecen montos a partir de los cuales se requiere autorización del consejo o de la asamblea. Ignorar estos límites puede generar responsabilidad personal del administrador.
Antes de firmar cualquier contrato de cierta magnitud, es recomendable verificar qué dice el reglamento y, en caso de duda, obtener la autorización del consejo por escrito.
4. Cobrar las cuotas de administración y gestionar la cartera morosa
La sostenibilidad financiera de la copropiedad depende del recaudo oportuno de las cuotas de administración. El administrador está obligado a gestionar activamente la cartera morosa: enviar cobros, aplicar las sanciones que establece el reglamento y, cuando sea necesario, iniciar los procesos ejecutivos para el cobro judicial.
Una cartera morosa que crece sin gestión es una de las señales más claras de mala administración. Y en muchos casos, los copropietarios puntuales terminan pagando más para cubrir el déficit generado por quienes no pagan.
Las cuotas de administración prestan mérito ejecutivo por disposición de la Ley 675. Eso significa que el proceso de cobro judicial es relativamente ágil cuando se tienen las actas de asamblea que aprobaron las cuotas. No tener esas actas actualizadas es otro error frecuente que dificulta el cobro.
5. Velar por la conservación y el buen uso de las zonas comunes
El administrador tiene la obligación de velar por el buen estado de las zonas comunes, gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo, y hacer cumplir el reglamento en cuanto al uso adecuado de los espacios compartidos.
Este punto genera conflictos cuando el administrador permite usos irregulares de las zonas comunes —ya sea por omisión o por favoritismo—, o cuando posterga mantenimientos necesarios hasta que el costo se vuelve desproporcionado.
Un programa de mantenimiento preventivo, por básico que sea, ahorra dinero y previene emergencias. Y hacer cumplir el reglamento de manera consistente y sin excepciones es la mejor forma de evitar conflictos entre copropietarios.
La administración de una copropiedad es una responsabilidad legal seria. Los administradores que no conocen sus obligaciones quedan expuestos a demandas civiles, investigaciones y sanciones. Los copropietarios que no conocen sus derechos no pueden exigirlos.
Si tiene dudas sobre la gestión de su copropiedad o necesita orientación sobre alguna de estas obligaciones, en Grupo Sinergia Consultores estamos disponibles para asesorarle. La primera consulta no tiene costo.